Как показывает практика, правила, которыми руководствуются женщины, ведя деловую переписку, часто не имеют ничего общего с принципами, которых придерживаются мужчины. Однако и тем, и другим есть чему поучиться друг у друга
Деловая электронная переписка: как правильно ее вести
Почтовая переписка в конвертах, заказными и простыми письмами, можно сказать, уже отошла и стала частью эпохи прошлого столетия. Современники все больше обращаются к электронной переписке, в том числе деловой и официальной.
Замечено, что женщины чаще, чем мужчины, используют разные приемы, которые не имеют ничего общего с деловой перепиской, используемой мужчинами.
С точки зрения специалистов, и мужчинам, и женщинам есть чему поучиться друг у друга при деловой переписке.
- Пишите просто — Мария
Обращаясь к собеседнику в электронной почте, 80% женщин начинают с имени того человека, кому оно адресовано. При этом обязательно добавляют слово «уважаемый».
Мужчины пишут без имени — просто «уважаемый» и все. В данном случае мужчинам следует поучиться у женщин. Кому приятно оставаться безымянным фигурантом?
Но вот что характерно: при повторной переписке женщины переходят на неформальное обращение. И тут им стоит поучиться у мужчин, которые начинают упоминать в своем обращении имя собеседника по переписке. Как правильно быть в этом случае? Пишите просто — Мария.
- Письма должны быть короткими и без постскриптума
При переписке письма у мужчин получаются длинными и сумбурными, они часто злоупотребляют сложноподчиненными предложениями, перескакивая от одной подробности к другой.
Женщины, наоборот, пишут короткими, рублеными фразами, как будто впопыхах. А в конце вспомнив, что забыли о чем-то сообщить, используют архаичную форму, такую, как постскриптум.
- Не спешите раздавать комплименты
В деловой переписке мужчины категорически не принимают комплименты, считая, что это лишнее и совершенно не к месту.
Женщина после встречи с потенциальным партнером или клиентом не преминет написать: «Здравствуйте! Спасибо за встречу, с Вами было приятно пообщаться!». Но ответа на этот комплимент она не дождется.
Комплимент, может быть, и сильное оружие в отдельных случаях, но не стоит им злоупотреблять.
- Структурируйте письмо
При написании официальных писем мужчины не любят их оформлять так, как женщины. Обычно женщины подбирают шрифты, размеры, выравнивают текст. Мужчины просто используют подзаголовки, четко выделяя структуру письма.
В отличие от них, женщины чаще пишут сплошным текстом, разделяя его только на абзацы. В этой ситуации и тот, и другой подход можно позаимствовать друг у друга, и письмо будет выглядеть на все 100%.
- Не взывайте к совести, будьте логичны
В деловой переписке мужчины обещают недобросовестным партнерам «подпортить репутацию», а женщины взывают к совести типа «так некрасиво, порядочные люди так не поступают». Такие слова не возымеют на недобросовестного человека абсолютно никакого воздействия. В этом случае женщинам следует поступать так, как мужчины — жестко и конкретно.
