Проведение любого ответственного мероприятия, к числу которых относится презентация или выставка, требует от организатора проявления грамотного подхода. Если вы считаете, что мероприятие должно пройти на высоком уровне, при его организации следует учесть массу, казалось бы, незначительных факторов, от степени решения которых зависит окончательный успех мероприятия. Выбрать тот или иной конференц-зал в любом из крупных городов Украины в настоящее время не проблема. К примеру, на сайте http://m17.kiev.ua/konferenc-zal/ доступен идеальный конферен-зал для выставки в Киеве.
Многие гостиницы и отели готовы предоставить свои площадки и специально оборудованные конгресс-холлы под экспозиции выставочных центров. Ваша задача состоит в том, чтобы из имеющегося широчайшего разнообразия выбрать именно тот вариант, который максимально подходит вам. Что при этом необходимо учитывать?
— В первую очередь следует позаботиться об участниках выставки. В том случае, когда среди них будут представители других городов или иных государств, обратите внимание на близость гостиницы и удобство трансфера из аэропорта. Подумайте где и в каких условиях смогут разместиться ваши гости и непосредственные участники выставки, понравится ли им уровень комфорта и качество питания в предлагаемой вами гостинице.
— Постарайтесь точно рассчитать предполагаемое количество участников и гостей. Будет одинаково некомфортно, если зал будет очень маленьким или очень большим.
— Обратите внимание на конфигурацию зала и особенности его дизайнерского оформления. Указанные характеристики не должны противоречить характеру проводимого мероприятия. Для этого перед заключением договоренности об аренде необходимо внимательно осмотреть площадку.
— Если по окончании основной программы запланировано проведение банкета, фуршета или кофе-брейка, следует позаботиться о том, чтобы место его проведения было недалеко оп площадки, в которой проводится основное мероприятие. Необходимо заранее подумать о предлагаемом меню и прочих «мелочах», создающих окончательное мнение о посещении выставки.
