Эффективность без стресса: Метод помидора, матрица Эйзенхауэра и еще 4 способа повысить продуктивность

С переходом на удаленный режим работы многие столкнулись с неожиданными трудностями, которые не были очевидны на первом этапе. Наталья Семичева, соучредитель HR-агентства Harwest и платформы MotionTailor, поделилась ценными методами, которые помогают ее командам поддерживать высокую эффективность в условиях онлайн-работы.
Об этом пишет wordyou.ru

Секреты управления временем: Как метод помидора и матрица Эйзенхауэра помогают успевать больше

С переходом на удаленный режим работы многие столкнулись с новыми вызовами, и для того чтобы сохранить продуктивность, необходимо адаптироваться к новым условиям. Наталья Семичева, соучредитель HR-агентства Harwest и платформы MotionTailor, предлагает несколько ключевых советов, которые помогут командам оставаться эффективными в онлайн-среде.

Совет №1. Для эффективной работы надо эффективно общаться

Одним из самых важных аспектов удаленной работы является общение. Человек — существо социальное, и без взаимодействия с другими людьми мы теряем часть своей идентичности. Поэтому во время удаленной работы особенно важно поддерживать связь с коллегами, имеющими схожие интересы. Регулярные встречи — это не только способ подвести итоги, но и индикатор здоровья команды. Если сотрудники по доброй воле собираются раз в неделю, чтобы пообщаться, поиграть или просто провести время вместе, это говорит о здоровой атмосфере в коллективе.

Как же организовать общение в условиях удаленной работы? Переведите встречи в онлайн-формат. Установите правила для регулярных созвонов, чтобы обсудить итоги недели и поддерживать командный дух.

Совет №2. Привычки и ритуалы

Создание онлайн-привычек поможет не только организовать рабочий процесс, но и сделает его более приятным. Например, утренние ритуалы, такие как整理 рабочего места или обсуждение планов на день за чашкой кофе, могут стать хорошей основой для продуктивного дня. Онлайн-митинги могут выполнять не только практическую функцию, но и способствовать укреплению отношений в команде.

Совет №3. Доверие

Эффективная работа возможна только в атмосфере доверия. Для его построения важны не только личные встречи, но и онлайн-взаимодействие. Во время видеозвонков старайтесь включать камеры, чтобы видеть мимику и эмоции собеседников. Также важно внимательно слушать говорящего и отключать микрофоны тем, кто не говорит в данный момент, чтобы избежать отвлекающих факторов. Структурирование встреч поможет избежать хаоса и повысить их продуктивность.

Совет №4. Готовьтесь к онлайн-встречам

Чтобы избежать потери времени на бесполезные встречи, необходимо заранее готовиться к ним. Используйте технику IDOARRT: определите цель встречи, желаемый результат, повестку, распределите ответственных и установите временные рамки. В начале встречи озвучьте все эти пункты, чтобы участники знали, чего ожидать. Также полезно использовать виртуальные доски для записи основных моментов и визуализации идей, что поможет сделать обсуждение более наглядным и структурированным.

Совет №5. Берегите свое и чужое время

Тайм-менеджмент — ключ к эффективной организации рабочего процесса. Существует множество методов, которые помогут оптимизировать время. Одним из них является хронометраж: замеряйте продолжительность всех выполняемых действий, чтобы понять, сколько времени уходит на разные задачи. Это поможет выявить узкие места в рабочем процессе и оптимизировать его.

Контекстное планирование — еще один полезный метод, который подходит для всех. Он заключается в том, что вы планируете свои задачи, учитывая контекст и приоритеты, что позволяет более эффективно распределять время и ресурсы.

Эти советы помогут вам и вашей команде не только адаптироваться к удаленному формату работы, но и сохранить продуктивность, несмотря на вызовы, которые он приносит.

Как оставаться продуктивным в условиях удаленной работы: советы от Натальи Семичевой

Совет №1. Для эффективной работы надо эффективно общаться

На первый взгляд, общение может показаться не самым важным аспектом работы, но на самом деле оно играет ключевую роль. Человек — существо социальное, и без взаимодействия с другими людьми мы теряем часть своей личности. В условиях удаленной работы особенно важно ощущать общность с коллегами, которые разделяют схожие интересы. Регулярные встречи, даже если они проходят в виртуальном формате, становятся индикатором здоровья команды. Если сотрудники охотно собираются раз в неделю, чтобы подвести итоги, поиграть в игры или просто пообщаться, это свидетельствует о здоровой атмосфере в коллективе. Неформальное общение помогает разрешать кризисные ситуации и способствует командообразованию. В условиях удаленной работы можно организовать регулярные онлайн-встречи, чтобы поддерживать связь и делиться новостями.

Совет №2. Привычки и ритуалы

Создание привычек и ритуалов в онлайн-среде может значительно повысить продуктивность и дисциплину. Такие ритуалы могут включать утренние онлайн-митинги, на которых не только решаются рабочие вопросы, но и укрепляются отношения в команде. Это могут быть привычные действия, такие как разбор почты за чашкой кофе или планирование задач на день. Установление таких привычек помогает создать структуру и ритм в рабочем процессе, что особенно важно при удаленной работе.

Совет №3. Доверие

Эффективная работа возможна только в условиях доверия между участниками команды. Доверие можно выстраивать не только через личные встречи, но и в процессе онлайн-коммуникации. Использование видеозвонков с включенной камерой помогает укрепить взаимопонимание, так как участники могут видеть эмоции и мимику друг друга. Важно также внимательно слушать собеседника и минимизировать отвлекающие факторы, отключая микрофоны во время обсуждения. Это позволит создать более организованную и продуктивную атмосферу для работы.

Совет №4. Готовьтесь к онлайн-встречам

Чтобы избежать ненужных затрат времени на онлайн-встречи, необходимо готовиться к ним заранее. Используйте технику IDOARRT: определите цель встречи, желаемый результат, составьте повестку, назначьте ответственных и установите временные рамки. В начале встречи озвучьте все эти пункты, чтобы все участники были на одной волне. Также полезно использовать виртуальные доски для записи основных моментов и визуализации информации, что поможет сделать встречи более продуктивными.

Совет №5. Берегите свое и чужое время

Тайм-менеджмент — важный аспект организации работы, который помогает повысить личную и командную эффективность. Существует множество техник, которые могут помочь в этом.

Хронометраж

• Кому подходит: руководителям и сотрудникам.
• Зачем использовать: позволяет оптимизировать рабочий процесс и определить среднюю продолжительность операций.
• Описание: фиксируйте время, затрачиваемое на выполнение различных задач, чтобы проанализировать, сколько времени уходит на каждую из них и внести необходимые изменения.

Контекстное планирование

• Кому подходит: всем.
• Зачем использовать: позволяет выполнять гибкие несрочные задачи в подходящий момент без риска их забыть.
• Описание: структурируйте список дел по контекстам — например, по месту или в зависимости от общения с конкретными людьми. Это поможет более эффективно использовать время в ходе рабочих встреч.

Метод помидора и матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

• Кому подходит: всем.
• Зачем использовать: помогает расставить приоритеты среди множества задач.
• Описание: разделите задачи на четыре категории: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Это поможет понять, на что действительно следует тратить время.

Метод Альпы

• Кому подходит: в основном для руководителей.
• Зачем использовать: предварительная подготовка позволяет сэкономить время на планировании.
• Описание: запланируйте выполнение задач на 60% рабочего времени, оставив 40% на непредвиденные обстоятельства.

Метод Шваба

• Кому подходит: в основном для руководителей.
• Зачем использовать: этапирование задач позволяет сохранить структуру рабочего процесса.
• Описание: пронумеруйте важные задачи и расставьте приоритеты, оставив место для неожиданностей.

Метод «Помидор»

• Кому подходит: всем, когда требуется сосредоточиться на задаче.
• Зачем использовать: помогает концентрироваться на работе в течение определенного времени.
• Описание: разбивайте задачи на 25-минутные интервалы с 5-минутными перерывами между ними, чтобы избежать отвлечений и повысить концентрацию.

Следуя этим советам, вы сможете значительно повысить свою продуктивность и создать комфортную атмосферу для работы в условиях удаленного формата.